زمان. در دنیای کاری پرمشغله ی امروز، با همه فعالیتا، سرگرمیا، جلسها و پروژه ها، مسئله ای که دائم با اون سروکله می­ زنیم، زمونه. شاید، بدون داشتن یک برنامه زمانی دقیق و مشخص، رسیدگی به همه این فعالیت­ ها، امکان نداشته باشه. حال، مشکل از جایی بیشتر می شه که با وجود همه­ ی مسائلی که نیازمند زمونه، شبکه های اجتماعی هم با جذابیت و نوآوری­ های جدیدشان، وقت خیلی از ما بگیرن. بخاطر این و در این مقاله با یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آشنا میشید.

 

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

من عادت داشتم زیاد کار کنم…۶۰، ۸۰یا حتی ۱۰۰ ساعت در هفته کار می کردم.

همیشه اجازه می دادم که شغلم بخش مهمی از شخصیتم رو شکل بده. ساعتای کاری زیادی که داشتم رو مثل یک مدال افتخار به گردنم می انداختم و به همه نشون می دادم. عاشق این بودم که به بقیه در مورد ساعتای زیاد کاری ام توضیح دهم و بگم که چقدر سرم شلوغه. واسه تون آشنا به نظر می رسه؟

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

حالا با نگاهی به گذشته می بینم که از کارم واسه پر کردن یک فضای خالی که درونم وجود داشت استفاده می کردم.

مشکل این بود که این فضای خالی، مثل یک سیاهچاله بود. اهمیتی نداشت که چند ساعت در روز کار کنم. هیچ موقع کافی به نظر نمی رسید. حتی حالم هم بدتر می شد.

تا این که یک روز دیگر برایم کافی بود. راستش از کافی هم بیشتر بود. کارم رو متوقف کردم و با بررسی اولویت­ هایی که داشتم،­ زندگیم رو آزمایش کردم.

احتیاج به یک تغییر بزرگ داشتم. باید روشی هوشمندانه ­تر و بدون سختی واسه کار کردنم پیدا می ­کردم و با بهینه سازی روند کارم، کار بیشتری رو در مدت کمتری انجام می دادم.

من به تکنیک پومودورو احتیاج داشتم. در این مقاله می خوام چگونگی تغییر راه کاری و در آخر راه زندگی ام رو توضیح دهم که با این سیستم مدیریت زمان ساده و شگفت ­آور محقق شد. امیدوارم واسه شمام همین گونه بکنه.

پومودورو چیه؟

درزمان سال­ های کاری ام، درباره یک سیستم مدیریت زمانی به نام تکنیک پومودورو شنیده بودم. خیلی ساده به نظر می رسین. اما همونطور که می­ گویند، آسونترین چیزها بیشتر بهتر کار می کنن.

من مقاله ای از فرانچسکو سیریلیو، خالق این تکنیک رو خوندم. اون در این مقاله سال ۲۰۰۶ خود وجود تکنیک پومودورو و روانشناسی پشت اونو توضیح داده بود. یادگیری این سیستم مدیریت زمانی که در نوع خود روشی انقلابی حساب می شه، به شکل گول زننده ­ای آسونه و اجرا درست و به جای اون زندگی رو تغییر می ده. کلا تکنیک پومودورو رو می­ توان به ۴ اصل بنیادی زیر تقسیم کرد:

۱. کار کردن همراه با زمان و نه بر خلافش

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

بیشتر ما طوری زندگی می کنیم که انگار زمان دشمن ماست و واسه اجرا­ کردن قراردادها و تحویل اون در موعد مقرر با اون مسابقه میدیم.

تکنیک پومودورو به ما یاد می­ بده که به جای دست و پنجه نرم کردن با زمان، همگام با اون عمل کنیم.

۲. از بین بردن فرسودگی به دلیل کار

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

استراحت­ های کوتاه و برنامه ریزی شده هنگام کار، احساس دویدن روی شعله ها رو که به دلیل وارد کردن فشار بیشتر از حد به خوده، از بین­ می بره. در صورت پیروی از این سیستم، فشار بیشتر از حد و خستگی تقریبا غیرممکنه.

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

۳. مدیریت حواس­ پرتی­ ها

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

تماسای تلفنی، ایمیلا، پیام­ های فیس­بوک و تلگرام و مسائلی مثل این دائم ذهن رو درگیر و منحرف می کنن. معمولا میشه این عوامل حواس پرتی رو به تعویق انداخت. تکنیک پومودورو به شما کمک می ­کنه که این درگیری­ های ذهنی رو ثبت و واسه بعد از ساعت کاری اولویت بندی کنین.

۴. ایجاد برابری بهتر بین زندگی و کار

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

بیشتر ما با احساس گناه به دلیل تعویق، آشنایی داریم. اگه روز پرباری نداشته­ باشیم، نمی­ توانیم از زمان استراحت مون لذت ببریم. به عنوان کسی که تکنیک پومودورو رو خوب آموختهه، میتونین جدول زمانی موثری ایجاد­ کنین و با اولویت ­بندی، کارای مهم تون رو به انجام برسونین و در آخر از وقت آزاد خود بیشترین استفاده و لذت رو ببرین.

فرایند پومودورو: ۲۵ دقیقه تمرکز کامل

شاید پیش خودتون بگید « همه­ ی این ­ها عالی به نظر می رسه اما حالا من باید چه ­کنم؟»

خیلی ساده س!!

تکنیک پومودورو:

  • یک فعالیت رو انتخاب کنین(در هر­بار فقط یک فعالیت).
  • یک زمان­ سنج رو واسه ۲۵ دقیقه تنظیم کنین.
  • روی فعالیت تون کار کنین تا موقعی که زمان سنج به صدا دربیاد و بعد هر جای کارتون که هستین یک علامت اونجا بذارین.
  • ۵ دقیقه استراحت کنین (اولین پومودوروی خود رو کامل کردین).
  • مراحل ۱ تا ۴ رو سه بار دیگر تکرار­ کنین و بعد اون ۱۵ دقیقه استراحت­ کنین.

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

شاید با خودتون فکر کنین «۲۵ دقیقه کار؟ این که هیچی نیس. خیلی آسونه!»

اما اجازه­ بدین توضیح دهم.

فرآیندی که توضیح داده ­شد، ۲۵ دقیقه کار متمرکز روی یک فعالیته. بدون اینکه با هم به چند فعالیت بدین. بدون هیچ ایمیل، تماس تلفنی یا بررسی فیسبوک. هیچی! بدون هرگونه حواس پرتی!

شروع کنین: اینم چند وسیله کار اومد

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

واسه من، این روش احتیاج به عادت و یه سری راه و روش ها داشت :

  • یک زمان سنج آشپزخانه (یا یک اپلیکیشن زمان سنج)
  • حالت پرواز یا Airplane mode (مهم­ ترین توانایی واسه هر گوشی موبایل)
  • مکانی ساکت واسه کار و یا یک­ جفت هدفون یا یک گوش ­گیر خوب
  • کاغذ و خودکار (واسه علامت­ گذاری­ بعد از هر پومودورو)
  • ۵ دقیقه زمان در هر روز صبح واسه برنامه ­ریزی روزانه
  • نیم ساعت در آخر هر هفته واسه بازبینی هفته گذشته و ریختن برنامه هفته آینده

اولین سعیام با پومودورو

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

این تکنیک رو مثل بیشتر مسائل زندگی ام از راه سعی، تجربه و رنج زیاد همراه با ناامیدی یاد گرفتم و در آخر پیشرفت­ کردم. در شروع فکر می کردم می­ توانم روزی ۱۵ پومودورو انجام بدهم… فکر میکردم برایم اصلا مشکل نیس. چون عادت داشتم آنقدری کار کنم که حالا کمتر از ۷ ساعت کار کردن، برایم مثل یک نسیم ملایم بود!

روز اول ۱۲ پومودورو کامل کردم و کلی از کارام رو انجام دادم اما بازم احساس شکست داشتم چون تنونستم به هدف گذاری ام دست پیدا کنم. خسته و درمونده بودم.

طی روزهای بعدی سعی­ کردم تعداد پومودوروهای مد نظرم رو کاهش ­دهم. وقتی که تموم شد بازم کلی از کارام رو انجام دادم و به شکل فوق العاده ­ای احساس بهره ور بودن داشتم اما بقیه ی روز­ها یا خیلی کم کار کردم یا خیلی زیاد. در آخر قانع شده­ بودم که این سیستم احمقانه­ ترین سیستم دنیاست.

یک روز، این سیستم رو به طور کامل نا­دیده گرفتم و همون روش قبلی خودم یعنی انجام با هم چند فعالیت رو پیش گرفتم. نا­امید، بی تمرکز و بی حاصل بودم. دندان ام رو روی هم فشار می­ دادم. روش قدیمی ام رو واسه چند روز دیگر ادامه­­ دادم. چیزی که فهمیدم این بود که کارام رو به انجام می­ رساندم اما نتیجه و حاصل این روش با زمانی که پومودورو رو به کار می بردم اصلا قابل قیاس نبود.

یافتن برابری: جادوی عدد ۸

در آخر دوباره سر عقل آمدم و شروع به امتحان­ کردن پومودوروهایی با تعداد کمتر کردم. با ۵ پومودورو در روز شروع کردم و رفته­ رفته تا ۸ پومودور بالا رفتم. هدفم ۸ پومودورو در هر روز و همه با هم ۴۰ پومودورو در هفته بود.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   یک روش علمی واسه یادگیری آسون تر

این روش نتیجه داد اما زندگیه دیگر و نمیدونی هر روز چه اتفاقاتی در پیشه. مثلا بعضی روزها چندین جلسه داشتم یا دخترم در مدرسه اجرای موسیقی داشت و نمی خواستم اونو از دست بدهم، واسه همین ممکن بود نتونم اون روز به هدف ۸ پومودور خود برسم.

این برایم روشن بود که عدد جادویی من در هفته، ۴۰ بود… اما احتیاج داشتم نسبت به ساعت­ های کاری هفته ­ام انعطاف پذیری بیشتری داشته­ باشم.

حساب ­و کتاب این تکنیک روشن بود: ۴۰ پومودورو برابره با ۱۰۰۰ دقیقه کار در هفته ( ی ۳۵۰ دقیقه استراحت).

این یعنی ۱۶.۷ ساعت کار در هفته. بله خودشه!

با اینکه وقتی که کلی کار سرم ریخته بود یا از نگاه فیزیکی و یا ذهنی در وضعیت خوبی به سر نمی ­بردم، نمی تونستم ۸ پومودوری خود رو تکمیل کنم و پس از برنامه ام عقب می ماندم و روز بعد سعی ­می کردم ۱۴ پومودورو به اتمام برسانم که باعث خستگی شدید می­ شد و از طرفی هم خیلی لذت بخش نبود.

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

من فهمیدم که باید چند قدم عقب بروم و در مورد ساعت­ های کاری هفته ام بار دیگر فکر کنم و این بار با در نظر گرفتن حوصله و حالی که ممکنه در زمان­ های جور واجور داشته باشم رو مهم بدونمش. واسه تمرکز و تفکر دوباره روی کارم، پومودورو عالی بود اما هنوز واسه کارکرد موثرش رومو چیزی کم بود.

چیجوری یاد گرفتم که عاشق ۷ ساعت کار روزانه ام باشم (جدی میگم!)

وقتی که تصمیم به تغییر گرفتم، به خودم تعهد دادم که هیچوقت در آخر هفته ها، تعطیلات و بعد از ساعت ۵ بعد از ظهر کار نکنم. عالی نیس؟

با افتخار باید اعلام کنم که این تعهد رو زیرپا گذاشتم و این کارم درست و مناسب بود.

روزهایی که نمی تونستم ۸ پومودورو رو تا ساعت ۵ بعداز ظهر تموم کنم، مضطرب می ­شدم و احساس شکست می­ کردم. من یهو فهمیدم که دیدم نسبت به ساعت­ های کاری محدود­کننده بود. به چه دلیل باید تعهدی به خودم بدهم در حالی که می تونستم کار کنم؟ شاید به دلیل ساعتای کاری زیاد و بی توجیه و در عین حال نبود موفقیت در کارم بود.

«یافتن لذت در کار، یافتن سرچشمه ی جوانیه.»

-پرل اس.باک

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

به جای کارکردن پی درپی و بی­ میل، شروع به انجام پروژه ­هایی کردم که از اونا لذت می بردم. به خودم اجازه دادم فعالیتای غیرکاری مثل حضور در اجراهای موسیقی دخترم رو در ساعاتی به انجام برسانم که بیشتر مردم اونا رو ساعات کاری میدونن. این تغییر در زمانی که نمی تونستم کار کنم، کمک شایانی به وضعیت ذهنی ام کرد.

قطعه­ ی پایانی پازلم، تغییر ساعت­ های کاری از ۵ روز در هفته (که باید ساعت ۵ عصر دست از کار می کشیدم) به ۷ روز در هفته بود که برایم به مراتب مناسب ­تر بود. اینطوری ساعت­ هایی که واسه به اتمام رساندن ۴۰ پومودورو در هفته داشتم، از ۴۰ تا ۴۵ ساعت به ۱۶۸ ساعت در هفته زیاد شد. از آنجایی که من فقط به ۱۶.۷ ساعت کار در هفته احتیاج داشتم، این یعنی فقط ۱۰ درصد وقتم رو باید به کار اختصاص می دادم. چه فرق بزرگی!

همه­ ی کارا فقط در ۱۶.۷ ساعت در هفته؟!

شاید الان با خودتون فکر می­ کنین که «من ساعات کاری ام درزمان دو روز بیشتر از اینه! اون وقت شما می­ گویید این همه ­ی وقتیه که در طول هفته واسه کار احتیاج دارم؟»

بله! این دقیقا همون چیزیه که من می­ گویم و نه! احتملا شما بازم بیشتر از ۱۶.۷ ساعت کار می­ کنین. بذارین توضیح دهم.

من در هفته ۳۵ تا ۴۰ ساعت کار می کنم اما کمه کم ۲۰ تا ۲۵ ساعت اون صرف تماسای تلفنی، قرارها، آنلاین و آفلاین شدن در شبکه های اجتماعی و دیگر فعالیتای کم تمرکز می­ شه. با اینکه اینا همه مهم هستن اما از نظر من کار حساب نمی­ شن.

من دقیقا همون ۱۶.۷ ساعت در هفته کار می­ کنم و نسبت به ۲۵ ساعت دیگر، ۵ برابر بیشتر به این چند ساعت متعهدم.

فرار کردن از این مسئله امکان نداره. زندگی جریان داره و تا زمانی که داریم از آدما به عنوان موجوداتی اجتماعی حرف می زنیم، به ویژه اگه در یک جامعه ی مدرن زندگی کنین که ۲۴ ساعت روز و ۷ روز هفته رو باید با بقیه در رفت و امد و رابطه باشین، دیگر داشتن محیط کاری بی مشکل و ایده آل غیرممکن هستش. با این حال می تونین به جای سخت کار کردن، هوشمندانه تر عمل کنین.

روان شناسی انگیزه: تسلط بر انرژی خود

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

در جهانی بی مشکل، من ۸ فعالیت مهم در شروع هر روز کاری دارم. این فعالیت­ ها رو اولویت بندی می­ کنم و به ترتیب از مهم­ ترین به کم ­اهمیت ترین، اونا رو انجام می­ دهم و بین انجام هرکدام از این کار­ها به یک اندازه مشتاق هستم و این ­گونه تموم کار روزانه­ ام رو در کمتر از ۳ ساعت و بدون کوچیک­ ترین اختلالی تموم­ می­ کنم.

عالی به نظر می­ رسد این­طور نیس؟ با عرض تاسف، ما به یک دنیای بی­ مشکل، حتی نزدیک هم نیستیم. اما در واقعیت، واقعیتی که در اون ما انسانیم و در جهانی زندگی می­ کنیم که پر از افراد دیگره، من احساسات و عواطفی دارم که نمی تونم کنترل کنم، بیشتر هم خسته می­ شوم و حوصله ی انجام بعضی کار­ها رو با­ اینکه می­ دانم لازم ان، ندارم.

واسه موفقیت در کارم باید با این مسئله روبه رو می­ شدم و سعی می­ کردم کارم رو با در نظر گرفتن و کنار اومدن با اونا انجام بدهم.

سطح انرژی و رفتارم، بر کارم و در آخر بر بازده ام اثر می ذارن، پس باید از وضعیتی که در اون قرار داشتم آگاه می­ شدم و بر اون تسلط می­ یافتم. در گذشته مقاله ای در مورد تسلط یافتن بر انرژی خود خونده­ بودم که می گفت این سوالا به شکل ویژه­ ای، کمک ­کننده بودن:

۱. انرژی فیزیکی من: چقدر سالم هستم؟

۲. انرژی احساسی من: چقدر خوشحال هستم؟

۳. انرژی ذهنی من: چقدر خوب می­ توانم روی موضوعی تمرکز کنم؟

۴. انرژی روحی من: به چه دلیل این کار رو می­ کنم؟ هدفم چیه؟

این سوالا به من کمک کردن که هنگام اولویت­ گذاری فعالیت­ ام، انرژی و حوصله ­ام رو در نظر بگیرم. پس از سر زور و فقط واسه اینکه باید کاری رو انجام بدهم، کاری نمی کردم.

وقتی از نظر بدنی در شرایط خوبی نبودم، سعی می­ کردم استراحت کنم. وقتی خیلی خوشحال نبودم یا وضعیت احساسی خوبی نداشتم، سعی می­ کردم خودم رو با کارایی سرگرم­ کنم که باعث خوشحالی ام می­ شدن. مثل گذراندن وقت با خونواده­ ام.

یک تکنیک ساده واسه مدیریت زمان آموزشی

و البته باید کاری پیدا­ می­ کردم که از اون لذت می ­بردم. این روش برایم بسیار نشاط آورتر بود تا اینکه به کاری رسیدگی کنم که از اون لذت نمی­ بردم و از ریشه منو خشک میکرد. این جور زمان بیشتری واسه بهبود خودم و وقت­ گذرانی با خونواده ام داشتم و از نظر فیزیکی، روحی و ذهنی وضعیت خوبی داشتم.

می خواید بازم جلوتر برید؟

کم کم اما به طور قطع ممکنه. با پومودورو، زندگیِ کاری من واسه همیشه دستخوش تغییر شده­ است.

واسه این کار آماده اید؟

یک پیشنهاد: به چه دلیل از همین امروز پومودورو رو امتحان نکنین؟ ۲۵ دقیقه تمرکز کامل روی یک فعالیت. با یک پومودورو شروع کنین و کم ­کم بالا برید.

منبع : Fastcompany.com



۱

دسته‌ها: آموزشی